¿Para qué sirve este documento?
Definir quién puede aprobar qué gasto, y hasta qué monto, sin necesitar escalar. Sin este acuerdo, cada decisión financiera genera una conversación innecesaria, o peor, genera gasto sin autorización.
Este documento es para ser completado en reunión con El líder de finanzas y El coordinador financiero. Los principios están listos; los números los definen juntos.
Principio rector
El umbral no es un mecanismo de desconfianza. Es un acuerdo de claridad: cada persona sabe hasta dónde llega su autoridad y cuándo necesita involucrar a alguien más. Eso libera a todos, incluido al pastor, para enfocarse en lo que les corresponde.
Los tres niveles de autorización
Nivel 1, El coordinador financiero autoriza solo
Gastos rutinarios, pequeños, claramente dentro del presupuesto. El coordinador financiero los aprueba, ejecuta y registra sin necesidad de consultar a nadie.
Monto máximo: hasta $799 MXN por gasto individual
Aplica para:
- Insumos de limpieza y papelería (Auxiliar Operativo)
- Pago de servicios (Internet, luz)
- Gastos menores de mantenimiento ya previstos
- Fondo de misiones
Requisito: El gasto debe estar dentro de una categoría presupuestada. Si no lo está, sube automáticamente al Nivel 2, sin importar el monto.
Nivel 2, El coordinador financiero consulta al líder de finanzas antes de aprobar
Gastos de mayor volumen, o gastos menores pero fuera de lo habitual. El coordinador financiero presenta la solicitud, el Líder de finanzas da el visto bueno y El coordinador financiero ejecuta.
Rango: desde $800 hasta $2000MXN
Aplica para:
- Gastos de ministerio no contemplados en el presupuesto original
- Compras únicas de equipamiento o materiales
- Cualquier gasto en Nivel 1 que El coordinador financiero tenga duda sobre su pertinencia
Requisito: El coordinador financiero presenta el contexto y la justificación. El líder de finanzas no necesita ver comprobantes en este nivel, pero sí debe entender el propósito del gasto.
Nivel 3, El líder de finanzas y El coordinador financiero escalan al pastor
Gastos significativos, fuera del presupuesto, o que comprometan recursos de manera relevante. El pastor aprueba antes de que se ejecute cualquier pago.
Monto: desde $ 2000 MXN en adelante, o cualquier gasto fuera del presupuesto sin importar el monto
Aplica para:
- Gastos no contemplados en el presupuesto anual
- Compromisos de pago recurrentes nuevos (contratos, servicios, etc.)
- Compras de activos (equipo, mobiliario, etc.)
- Donaciones o ayudas económicas a personas
Requisito: El líder de finanzas lleva la solicitud al pastor con contexto, monto y justificación. El pastor aprueba antes del gasto, no después.
Tabla resumen (completar en reunión)
| Nivel | Quién aprueba | Rango de monto | Condición adicional |
|---|---|---|---|
| 1 | El coordinador financiero solo | Hasta $ 799 | Dentro del presupuesto |
| 2 | El coordinador financiero + El líder de finanzas | $800 a $1999 | Dentro o fuera del presupuesto |
| 3 | Pastor | Desde $2000 | Siempre fuera del presupuesto |
Reglas que aplican en todos los niveles
Independientemente del monto o nivel de autorización, estas reglas no tienen excepción:
- Todo gasto requiere comprobante. Sin comprobante no hay reembolso ni registro. El comprobante llega al coordinador financiero a más tardar 48 horas después del gasto.
- El Auxiliar Operativo nunca aprueba sus propias compras. Siempre pide autorización al coordinador financiero antes de comprar, aunque el monto sea mínimo.
- Ningún ministerio se financia por fuera del sistema. Si un líder paga de su bolsillo para un ministerio, eso no lo convierte en gasto oficial de la iglesia. Los reembolsos siguen el mismo flujo de autorización.
- La urgencia no elimina la autorización. Si algo es urgente, se busca al nivel correspondiente por el medio que sea (llamada, mensaje), pero no se ejecuta sin aprobación.
- Las dudas suben. Si El coordinador financiero no sabe en qué nivel cae un gasto, lo trata como Nivel 2. Si El líder de finanzas no sabe, lo escala al pastor. Nunca se adivina hacia abajo.
Preguntas para la reunión del 17 de abril
Para llegar a los números correctos, conviene responder estas preguntas juntos:
- ¿Cuál es el gasto semanal promedio más frecuente de la iglesia (insumos, materiales, etc.)?
- ¿Cuál es el gasto puntual más grande que hemos tenido en los últimos 6 meses?
- ¿Hay categorías de gasto que queremos que siempre pasen por el pastor, sin importar el monto? (ej. ayudas económicas a personas)
- ¿Con qué frecuencia estimamos que habrá gastos de Nivel 2 en un mes típico?
Este documento forma parte del sistema de documentación ministerial de Gracia Soberana Orizaba. Revisión: abril 2026.